Conceptos Básicos

Gestión integrada de documentos y procesos
La gestión documental es un proceso esencial para el correcto desempeño de una empresa y buen reflejo de su organización interna. La existencia de grandes volúmenes de información, tanto interna como externa facilita la pérdida de documentos, aumenta la dificultad para acceder rápidamente a la información y a su ubicación física y dificulta el control de los flujos de información.

La gestión de documentos y workflow es un proceso que permite a las empresas gestionar toda la información no estructurada (documentos), factor decisivo para su negocio, poniendo en práctica los siguientes conceptos:

• Desmaterialización - digitalización de documentos en papel, documentos electrónicos que se ordenan y se muestran de acuerdo con un criterio dado.

• Estandarización - de todo tipo de documentos de la empresa, métodos de clasificación y de entidades y estandarización de procesos, usando siempre los mismos procedimientos.

• Indexación - catalogación y clasificación de documentos electrónicos. Esta fase es equivalente al proceso de archivo físico, sirviéndose de las ventajas de los sistemas de información y garantizando una gestión integrada de los archivos físicos y electrónicos.

• Workflow - definición de los diferentes estados por los cuales pasa un documento, incluida la publicación, aprobación, distribución y circulación o el archivo, que permite el control del flujo de circulación de los documentos.

• Búsqueda - implementación de un motor de búsqueda capaz de buscar cualquier documento a través de su contenido o de sus atributos, lo que permite encontrarlos y entregarlos de inmediato, cuando sea necesario y en cualquier lugar.

• Coste reducido - la reducción de costes proviene de una mayor productividad en la búsqueda, reenvío y gestión de documentos, reduciendo el coste de las copias y la necesidad de espacio de archivos.