Registre todos los contenidos de la empresa

Filedoc permite a la empresa guardar cualquier contenido ya sea un documento de papel, un archivo o un correo electrónico.

Digitalización de documentos
Filedoc permite digitalizar documentos de forma individual o en bloque, mediante el uso de códigos de barras que sirven como separadores de documentos.
Durante la digitalización es posible extraer la información del documento mediante OCR y / o códigos de barras, y luego utilizarla para indexar el contenido e integrarlo en un ERP.
Los documentos digitalizados se pueden convertir a PDF / A, permitiendo que todo el contenido se pueda buscar por contraseña.
Otra opción es la digitalización de documentos a carpetas de red. Filedoc tiene la capacidad de obtener esos documentos, pre-clasificarlos y almacenarlos en su base de datos.
Durante el proceso de digitalización, y si los escáner lo permiten, también es posible imprimir en el documento físico el número de entrada y respectiva fecha de registro.

Creación de documentos y gestión de versiones

Filedoc ofrece una serie de funcionalidades para la creación, edición y gestión del ciclo de vida de los documentos.
En el caso de documentos internos o de salida, pueden crearse Modelos estándar que aseguran la normalización de los tipos de documentos. Así, para que un usuario pueda producir un documento, deberá seleccionar la opción registro de salida, seleccionar el tipo de documento y su modelo y llevar a cabo la clasificación.

Incluso una vez clasificado el documento se puede editar el registro y complementarlo con información adicional. 

Esta información se puede traducir en la asociación entre documentos, en asociar el documento a uno o más procesos, añadir otros documentos y / o e-mails, etc.

Un documento almacenado en Filedoc se puede editar en cualquier momento, siempre y cuando haya sido guardado en su formato original. En el caso de los documentos Word cada vez que se efectúe una salida “check-out” se crea una nueva versión, que está disponible para consulta después efectuado el “check-in”. Todas las versiones se guardan y quedan disponibles para consultas futuras.

El registro de archivos (Microsoft Office, PDF, CAD, etc.)
Filedoc proporciona una serie de métodos para el registro de documentos y / o ficheros en la base de datos.
Además del ya mencionado método de digitalización, se puede enviar a Filedoc través de un “plugin” de Windows cualquier tipo de archivo, tanto si está en una carpeta local como en un servidor de archivos. El “plugin” Office permite enviar un documento de Office Word, Excel o Outlook.
Todos los ficheros registrados en Filedoc conservan su formato original.

Formularios
Filedoc integra un gestor de formularios que permite al administrador de la aplicación crear tipologías de formularios y establecer para cada tipo los campos de formulario que lo componen. Los campos pueden ser de tipo texto, numérico, fecha, tipo multiple choice o "combo box".
Es posible definir por campo el número de caracteres: por múltiples líneas, valores predefinidos, valor inicial y su ordenación.
Estos formularios funcionan como un documento normal, con un número de registro asociado y pudiéndose integrar una circulación adhoc o un workflow.


Registro de e-mail
El e-mail también puede ser guardado fácilmente. Dentro del Outlook hay un “plugin” disponible que le permite registrar en Filedoc uno o más e-mail. Estos se guardarán en su formato original, incluyendo archivos anexos.
El tipo de documento, destinatario, remitente, asunto y fecha se utiliza para la indexación automática de e-mail.
Filedoc está también preparado para asignar un número de salida automática para el envío de un e-mail de forma a que pueda constar en el asunto, lo que permite al receptor utilizar el número de referencia en su respuesta.