Ventajas de la gestión de documentos

¿Cuáles son las ventajas de una solución de gestión documental?

La distribución de documentos procedentes de documentos externos y / o internos y las actividades de procesamiento de información llevan mucho tiempo y están sujetas a errores que resultan muchas veces en la dispersión y pérdida de documentos. Esta situación conlleva la pérdida de tiempo e incluso puede causar dificultades a la empresa.

La aplicación de gestión de documentos y workflow Filedoc suprime las dificultades operativas y tiene las siguientes ventajas:

• La desmaterialización de la documentación y de los procesos de reenvío asociados;
• Automatización y estandarización de los procesos de trabajo;
• Gestión del expediente de la empresa de forma centralizada;
• Normalización de los documentos de archivo, criterios y procedimientos;
• Rápida disponibilidad, acceso y procesamiento de documentos;
• Control y seguridad de la información y de los flujos de información (documentos y procesos);
• Aumento de la eficiencia administrativa y de procedimiento, con reducción de los costes de operación;
• Reduce la necesidad de espacio físico y el coste inherente de fotocopias;
• Capacidad para medir la eficiencia de los recursos.


Estos factores constituyen una plusvalía en el apoyo a los negocios de su empresa.






Algunas estadísticas sobre los documentos y archivos:

 
• En media, cada empleado pierde el 12% de su tiempo buscando documentos en la mesa o en el archivo.
• El 90% de los documentos con los que trabajamos día a día se mezclan con otros documentos.
• El 80% de los documentos escritos a mano nunca son consultados.
• El 50% de todos los documentos de su archivo están duplicados o son obsoletos.
• El 30% al 40% de toda la información registrada puede ser digitalizada inmediatamente, permitiendo la destrucción del original.
• La gestión de documentos representa una de las 10 actividades qué más tiempo ocupa en una empresa.
• El 15% de los documentos que se manejan, se pierden.
•El 7,5% de todos los documentos que se pierden son irrecuperables y el 3% se archiva mal.
• En media, cada documento se copia nueve veces.