Gestão de facturas de fornecedores na Europ Assistance

A Europ Assistance é uma empresa líder em Portugal no mercado de Assistência, estando presente no mercado português desde 1993. A contribuir para esta posição de liderança estão não só a qualidade e eficiência dos serviços prestados, como a inovação permanente.
Tendo como principais clientes algumas das maiores seguradoras a nível nacional e com um elevado volume de faturas recebidas todos os dias, a empresa viu-se obrigada a procurar formas de agilizar e otimizar todo o processo de gestão e tramitação das faturas de fornecedores e clientes.

A SOLUÇÃO
Para responder a este desafio, a empresa adotou uma solução de workflow integrada com digitalização, captura automática de informação (OCR) e integração com diferentes ERP’s, com vista a desmaterializar e automatizar todo o processo de gestão de faturas.
A solução é responsável pela gestão de mais de 1000 faturas de fornecedores por dia e a captura dos campos é efetuada de forma automática, com base em regras pré-definidas. 

De seguida, passamos a descrever as principais etapas do processo implementado:

  • Desmaterialização - A desmaterialização é conseguida através da recolha e digitalização em massa das faturas. A digitalização é feita com recurso a OCR, o que permite identificar automaticamente os dados chave dos documentos (NIFs do Cliente e do Fornecedor, Valores, etc). Nos casos em que a entidade ainda não exista, é criada automaticamente, não sendo nunca permitida a duplicação de entidades;
  • Arquivo - Após o processo de desmaterialização, segue-se a fase de arquivo em pastas e por metadados;
  • Automatização de todo o processo de gestão de faturas - A automatização do processo de gestão de faturas engloba a validação dos valores extraídos e do correto cálculo dos mesmos. Como foi já referido, a identificação de fornecedores e de clientes é efetuada via NIF. Os workflows são ainda responsáveis pela gestão de pareceres e de despachos, pela aprovação das faturas e dos prazos de pagamentos e possuem regras que dependem, por exemplo, do tipo de fornecedor ou da companhia de seguros em questão;
  • Integração - Através dos webservices, é feito o carregamento automático dos documentos para os ERP’s e para os diferentes sistemas de pagamento existentes;
  • Controlo - Além da automatização dos fluxos de informação, e das vantagens inerentes já referidas, a empresa passou a dispor de ferramentas importantes que permitem um controlo rigoroso sobre prazos de resposta e de pagamento (nº de dias úteis), desempenho de colaboradores/departamentos e possíveis estrangulamentos nos fluxos de informação relacionados com a gestão das faturas.