Gestão de processos e workflow

O Filedoc ajuda a automatizar e a tornar mais eficientes processos de negócio e/ou de suporte. 

O motor de workflow do Filedoc é composto por um conjunto de acções e regras que permitem definir, gerir e optimizar os processos de cada organização.

As acções possíveis vão desde a circulação para um ou mais intervenientes com obrigatoriedade ou não de resposta, a conclusão de um determinado tipo de tarefa, a obrigatoriedade de associar um documento a um determinado tipo de dossier, criação de documentos com base em templates, prazos de respostas, regras sobre meta dados ou a interacção com outros sistemas, nomeadamente com ERP’s através de Web Services.

Os workflows são controlados através da aceitação, rejeição ou conclusão de uma determinada acção por parte de um utilizador, determinando assim qual o próximo passo do workflow e para quem é que deve ser enviado.
Para cada workflow é sempre gerado um e-mail de alerta que permite ao utilizador remotamente e através de um link aceder directamente ao ecrã correspondente. 

Para controlar os aspectos relacionados com datas limite de aprovação, será implementado um agente que será responsável pelo despoletar dos alarmes, definidos na parametrização do WorkFlow.

Sempre que um determinado processo de negócio não esteja definido existe a possibilidade de circular documentos ou processos AD Hoc, ou seja o utilizador é que decide para quem vai enviar o documento / dossier. 

Os tipos de circulações são parametrizáveis no sistema podendo ser por exemplo para informar, para pedido de parecer, para despacho, para assinatura, etc.

O módulo de alertas do Filedoc permite definir regras específicas associadas a meta dados de documentos, processos ou workflows.