Registo de todos os conteúdos da empresa

O Filedoc permite registar qualquer conteúdo da empresa seja ele um documento em papel, um ficheiro ou um email. 

Digitalização de documentos
O Filedoc permite efectuar digitalizações de documentos individualmente ou em lote através da utilização de códigos de barra que funcionam como separadores de documentos.
Durante a digitalização é possível extrair informação do documento através da utilização de OCR e/ou códigos de barras e depois utilizar essa informação para indexar os conteúdos e integrá-los num ERP.
Os documentos digitalizados podem ser convertidos para PDF /A, permitindo que todo o seu conteúdo seja pesquisável por palavra-chave. 
A digitalização de documentos para pastas de rede é outra opção. O Filedoc tem a capacidade de ir buscar esses documentos, efectuar uma pré classificação e guardá-los sobre a sua base de dados. 
Durante o processo de digitalização e caso os scanners o permitam é também possível de imprimir no documento físico o número de entrada e respectiva data de registo.

Criação de documentos e gestão de versões
O Filedoc disponibiliza uma série de funcionalidades de criação, edição e gestão do ciclo de vida dos documentos.
No caso dos documentos internos ou de saída as Templates são geralmente disponibilizadas e geridas no Filedoc garantindo assim a normalização dos tipos de documentos. Assim para um utilizador produzir um documento deverá seleccionar a opção registar uma saída, seleccionar o tipo de documento e respectiva template e proceder à sua classificação. 
Mesmo após a classificação de um documento é possível editar o seu registo e complementá-lo com informação adicional. Esta informação pode traduzir-se em associar documentos a outros, associar o documento a um ou mais dossiers, associar a processos ou adicionar outros documentos e/ou e-mails, etc.
Qualquer documento guardado no Filedoc pode ser editado a qualquer momento, desde que guardado no seu formato original. No caso dos documentos Word sempre que é efectuado um check-out ao documento é criada uma nova versão que fica disponível para consulta após ser efectuado o check-in. Todas as versões são guardadas e disponibilizadas para consultas futuras.

Registo de Ficheiros (Microsoft Office, PDF, MSG, CAD, etc.) 
O Filedoc oferece uma série de métodos para registar documentos e/ou ficheiros sobre a base de dados. 
Além do método de digitalização já mencionado é possível enviar para o Filedoc através de um plugin Windows qualquer tipo de ficheiro, esteja ele numa pasta local ou num servidor de ficheiros. O plugin Office permite enviar um documento Word, Excel ou Outlook. 
Todos os ficheiros que são registados sobre o Filedoc mantêm o seu formato original.

Formulários
O Filedoc integra um gestor de formulários próprio que permite ao administrador da aplicação criar tipologias de formulários e definir para cada tipo de formulário os campos que o compõem. Os campos podem ser do tipo Texto, numérico, data, escolha múltipla, “combo box” ou do tipo tabela.
É possível definir por campo o número de caracteres, se é multi linha, valores de escolha pré definidos, o valor inicial e a sua ordem. 
Estes formulários funcionam como um documento normal, tendo um número de registo associado e podendo integrar uma circulação adhoc ou um workflow.

Registo de E-mail
Os e-mail podem também ser facilmente registados. Dentro do Outlook existe um plugin disponível que permite efectuar o registo de um ou mais emails no Filedoc. Os emails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.
O tipo de documento, destinatário, remetente, assunto e data são utilizados para indexação automática do e-mail.
O Filedoc está também preparado para atribuir um numero de saída automático para o envio de um email de forma a que este possa constar no assunto do email, permitindo assim ao destinatário em caso de resposta poder usar o número como referência.