Vantagens de uma solução de gestão documental

Quais as vantagens de uma solução de gestão documental?

A distribuição de documentos provenientes do exterior e/ou documentos internos, assim como o tratamento da informação, são actividades que consomem muito tempo e que estão sujeitas a erros de manuseamento. Estes erros resultam, por vezes, na dispersão ou extravio dos documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar problemas sérios à empresa.

A implementação do sistema de Gestão Documental e Workflow Filedoc suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:

  • Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;
  • Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
  • Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
  • Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
  • Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
  • Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
  • Ganhos de eficiência administrativa e processual, com consequente redução de custos operacionais;
  • Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias e impressões;
  • Possibilidade de medir a eficiência dos recursos.
Estes factores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.

 

Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:

  • Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo.
  • 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.
  • 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
  • 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desactualizados.
  • 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
  • O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa.
  • 15% dos documentos manuseados perdem-se.
  • 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados.
  • Em média cada documento é copiado 9 vezes.