Avantages d´une solution de gestion de documents

Quels sont les avantages d'une solution de gestion de documents?

La distribution des documents entrants et internes, ainsi que le traitement de ses données, sont activités qui demandent du temps et qui sont soumises à l'erreur de manipulation. Ces erreurs provoquent parfois la dispersion ou la perte des documents, donnant lieu à une perte de temps et peuvent même causer de sérieux problèmes au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le mise en œuvre du système de gestion de documents et workflow Filedoc supprime les difficultés opérationnelles et présente les avantages suivants:

  • Dématérialisation des documents et des processus de distribution associés;
  • Automatisation et standardisation des processus de travail;
  • Gestion de toute l’information de l’entreprise d’une façon centralisée;
  • Normalisation des documents, procédures et de critères d'archivage;
  • Plus de vitesse dans la distribution, accès et traitement des documents;
  • Un plus grand contrôle et sécurité de l'information et des flux d'information (documents et dossiers);
  • Gains d'efficacité administrative et de procédure, avec une conséquente réduction des coûts d'exploitation;
  • Réduction de vos besoins en termes de stockage physique et du coût des photocopies et les impressions;
  • Possibilité de mesurer l'efficacité des ressources.

Ces facteurs constituent une valeur ajoutée pour l'activité de l'entreprise.
 
Quelques statistiques sur les documents dans les entreprises:

  • En moyenne, chaque employé, a perdu 12% de leur temps à la recherche de documents sur le bureau ou dans le archive.
  • 90% des documents que nous travaillons tous les jours sont mélangés avec d'autres documents.
  • 80% des documents manuscrits ne sont jamais consultés.
  • 50% de tous les documents dans votre archive sont dupliqués ou dépassés.
  • 30% à 40% de toutes les informations enregistrées peuvent être numérisés permettant immédiatement la destruction de leur original.
  • La gestion des documents est une des 10 activités qui nécessite plus de temps dans une entreprise.
  • 15% des documents traités sont perdues.
  • 7,5% de tous les documents qui se perdent sont irrécupérables et 3% sont mal stockés.
  • En moyenne, chaque document est copié 9 fois.

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