Notions fondamentales

Gestion des documents - La gestion intégrée des documents et des processus

La gestion des documents et des processus est essentiel pour la bonne performance d'une entreprise et est un reflet de son organisation interne. L'existence de grands volumes d'information cause la perte d’information, augmente la difficulté d'accéder rapidement à informations et à trouver son emplacement physique et empêche le contrôle des flux d'information.

La mise en œuvre d'un système de gestion des documents et des processus est un facteur décisif pour votre entreprise, en ce qu'elle permet à l'entreprise de gérer toutes les informations non structurées, en fonction des concepts suivants:

  • Dématérialisation - la numérisation des documents en format papier permettant que les documents électroniques sont classés et mis à disposition selon différents critères.
  • Normalisation - de tous les types de documents de l’entreprise, des méthodes de classement et des entités; standardisation des processus en utilisant toujours les mêmes procédures.
  • Indexation - catalogage et classement des documents électroniques. Cette phase est équivalent au processus de archivage physique mais tirant parti des avantages des systèmes d'information, permettant d'assurer la gestion intégrée de archive physique et électronique.
  • Workflow - Définition des différents états dans lesquels un document doit passer, y compris la publication, l'approbation, la distribution/circulation et l’archivage, permettant le contrôle du flux des documents.
  • Recherche - Moteur de recherche puissant capable d'effectuer des recherches de documents par leur contenu ou ses attributs, ce qui vous permet de localiser et distribuer immédiatement quand nécessaire et n'importe où.
  • Réduction des coûts - la réduction des coûts provient de l'augmentation de la productivité dans la recherche, distribution et gestion des documents, de la réduction du coût des copies et de la réduction de vos besoins en termes de stockage physique.
 

Télécharger la brochure

Télécharger la brochure

Solicite uma demonstração

Get your free demo of Filedoc and discover how document management and process automation can help drive digital transformation for your organization. Demander une démo