ENREGISTREMENT DE TOUS LES CONTENUS DE L’ENTREPRISE

Filedoc permet l'enregistrement de tous les contenus de l'entreprise, que ce soit des documents sur support papier, fichiers ou des mails.

Numérisation des documents
Filedoc permet la numérisation de documents individuellement ou en mode batch, en utilisant des codes à barres qui agissent comme des séparateurs documents.
Au cours de la numérisation vous pouvez extraire des informations du document à l'aide d'OCR et / ou des codes à barres et ensuite utiliser ces informations pour indexer le contenu et l'ntégrer dans l'ERP de votre entreprise.
Les documents numérisés peuvent être convertis au format PDF / A, permettant la recherche plein texte.
La numérisation de documents vers des dossiers réseau est une autre option. Le logiciel Filedoc offre la possibilité d'obtenir ces documents, faire un pré classement et de les enregistrer sur votre base de données.
Pendant la numérisation des documents, et si le scanner le permet, il est également possible d'imprimer le numéro d'entrée et la date d'enregistrement dans le document physique.

Création de documents et gestion de versions
Filedoc propose un nombre de fonctions pour la création, l'édition et la gestion du cycle de vie des documents.
Dans le cas des documents internes ou de sortie, des modèles sont généralement mis à la disposition et gérés dans le logiciel, assurant ainsi la normalisation des types de documents. Pour qu’un utilisateur puisse produire un document, il doit sélectionner l'option « enregistrer une sortie », sélectionnez le type de document et son modèle et enfin procéder à son classement.
Après le classement d'un document, vous pouvez encore modifier votre enregistrement ou le compléter avec des informations supplémentaires. Cela peut se traduire dans l'association des documents, dossiers, workflows ou en additionnant d'autres fichiers ou mails, etc.
Tous les documents stockés dans Filedoc peuvent être modifié à tout moment, en fonction de son format d'origine. Dans le cas de documents Ms Office, quand un document est créé, une nouvelle version est générée. Toutes les versions sont enregistrées et disponibles pour référence future.

L'enregistrement des fichiers (Microsoft Office, PDF, MSG, CAO, etc.)
Filedoc fournit différentes possibilités pour l'enregistrement des documents et fichiers sur sa base de données.
En plus de la méthode de numérisation déjà mentionnée, n'importe quel type de fichier peut être envoyé sur Filedoc via une "Plugin" Windows, que ce soit à partir d’un dossier local ou d’un dossier réseau. Le "Plugin" MS Office vous permet d'envoyer un document Word, Excel ou Outlook directement à partir de l'application Office.
Tous les fichiers enregistrés sur Filedoc conservent leur format d'origine.

Formulaires
Filedoc comprend un gestionnaire de formulaires qui permet à l'administrateur de l'application de créer et définir différentes typologies de formulaires et les champs qui les composent. Les champs peuvent être du type texte, numérique, date, choix multiples, "combo" ou du type de table.
Pour chaque champ, vous pouvez définir le nombre de caractères, s'il est multi-ligne, sélectionner des valeurs prédéfinies, sa valeur initiale et son ordre.
Les formulaires sont comme un document normal, avec un numéro d'enregistrement associé et peuvent également se joindre à une circulation ou un flux de travail (workflow).

L'enregistrement des Mails
Les mails peuvent être facilement enregistrés. Depuis Outlook, le plugin Office vous permet d'enregistrer un ou plusieurs mails dans Filedoc. Les mails sont stockés dans leur format d'origine, fichiers annexes inclus.
Le type de document, le destinataire, l'expéditeur, le sujet et la date du mail peuvent être automatiquement indexés selon l’information existant sur le mail et la base de données.
Filedoc permet également l'attribution automatique d'un numéro de sortie pour l'envoi des e-mails, permettant ainsi au destinataire d'utiliser ce numéro de référence pour la réponse.


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