GESTION DES PROCESSUS ET DES FLUX DE TRAVAIL (WORKFLOW)

Filedoc permet d'automatiser et simplifier les processus de métier et de soutien.

Le moteur de workflow de Filedoc comprend un ensemble d'actions et de règles qui vous permettent de définir, gérer et optimiser les processus de votre organisation.

Les actions possibles sont multiples: la circulation à un ou plusieurs acteurs; la réalisation d'un type particulier de tâche; l'obligation d'associer un document à un type de dossier particulier; la création de documents à partir de modèles; les réponses avec des dates limites; la validation automatique des métadonnées; ou l'interaction avec d'autres systèmes, notamment avec des ERPs, via les Webservices.

Les flux de travail sont contrôlés par l'acceptation, le rejet ou l'achèvement d'une action spécifique par un utilisateur, déterminant ainsi la prochaine étape du flux de travail.

Pour chaque flux de travail une alerte par e-mail peut être générée, permettant à l'utilisateur d'accéder, à distance et à travers un lien internet, directement à l'écran de réponse correspondant.

Pour contrôler les aspects comme les dates limites d'approbation, un agent SQL sera chargé de déclencher les alarmes définies dans la configuration du workflow.

Chaque fois qu'une donnée processus métier n'est pas dessinée et paramétré, il y a la possibilité de déplacer des documents ou des dossiers manuellement. Dans ce cas c’est l’utilisateur que décidera qui va être le prochain acteur.
Les types de circulations (distribution des documents et dossiers) sont paramétrables dans le système, par exemple, pour informer, pour répondre, pour signer le document.

Le module d’alertes Filedoc vous permet de définir des règles spécifiques associées aux métadonnées des documents, des dossiers ou des flux de travail.

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