Arquivo Digital

Com a entrada em vigor do DL 28/2019 as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.
No entanto é necessário assegurar que as operações de digitalização e arquivo eletrónico sejam executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.

 

Como é que o Filedoc garante o cumprimento dos requisitos legais? 

  1. Os documentos passam a ter que ser digitalizados no formato PDF/A –  Este formato é um formato de ficheiro para arquivamento de longo prazo de documentos eletrónico e que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Basicamente, todas as informações necessárias para exibir o documento da mesma maneira são incorporadas no ficheiro, deixando seus documentos acessíveis e seguros por um longo período de tempo.

  2. Deteção da deterioração dos registos arquivados através da implementação de um Checksum (SHA256Hash) em cada ficheiro, tendo 2 objetivos:
    • Validar eventuais avarias nos discos. (bad-sectors)
    • Caso o cliente queira transferir o arquivo para outra solução, dar um fator de validação da passagem bem sucedida da informação.

  3. Prevenir a criação indevida ou a deteção de qualquer alteração através da inclusão em cada ficheiro de um selo digital, em conjugação com a funcionalidade de selar o documento PDF.

  4. O certificado de selo eletrónico é uma nova figura introduzida pelo Regulamento eIDAS, sendo do ponto de vista técnico semelhante a um certificado de assinatura eletrónica, mas que se destina exclusivamente a ser usado por uma pessoa coletiva.
    O selo eletrónico qualificado confere aos documentos aos quais é aposto a presunção legal de integridade e autenticidade da origem dos dados, em toda a União Europeia.
  

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