Conceitos básicos

Gestão integrada de documentos e processos


A gestão de documentos e processos é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potenciam a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
A implementação de um sistema de gestão documental e processos é um fator decisivo para o seu negócio, na medida que permite à empresa gerir toda a informação não estruturada, tendo por base os seguintes conceitos: 
 
  • Desmaterialização - Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.
  • Normalização - de todos os tipos de documentos da empresa, dos métodos de classificação e de entidades; do tratamento e uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.
  • Indexação - Catalogação e classificação dos documentos de forma desmaterializada. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico, mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrónico.
  • Workflow - Definição das várias ações e estados pelas quais um documento ou processo passam.
  • Pesquisa - Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos ou processos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.
  • Redução de Custo - a redução de custo advém do aumento da eficiência na gestão de processos, tramitação e decisão, procura e gestão de documentos, e também na redução do custo com cópias e da necessidade de espaço de arquivo.
 

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