Records Management

Records Management (RM) é uma prática que permite controlar e gerir o ciclo de vida dos documentos que são considerados importantes para cada organização, desde a sua criação até à sua eliminação.

Este conceito inclui a identificação, classificação, armazenamento, segurança, arquivo, preservação, recuperação, controlo e destruição de registos.

A gestão dos registos é uma tarefa complexa dentro de uma organização, pois estes devem garantir a conformidade, a gestão do risco e a capacidade de evidenciar as suas actividades.

Um registo representa a prova da existência de algo que pode ter sido gerado por um processo de negócio ou recebido por uma organização, para garantir o cumprimento de obrigações legais.

Um esquema de classificação para toda a empresa, dentro de um ERMS, permite-nos gerir a seguinte informação:

  • Plano de Arquivo – automaticamente classifica e calendariza registos de acordo com um plano pré configurado e uma estrutura bem definida;
  • Auto-numeração – gera e atribui números sequenciais a registos vitais da organização;
  • Períodos de retenção;
  • Gestão automática do ciclo de vida – criação de regras para controlar a criação, revisão, arquivo e eliminação dos registos;
  • Controlo de segurança e de acesso.

 

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