Registo de todos os conteúdos da empresa

O Filedoc permite registar qualquer conteúdo da empresa seja ele um documento em papel, um ficheiro ou um email. 

Digitalização de documentos
O Filedoc permite efetuar digitalizações de documentos individualmente ou em lote através da utilização de códigos de barra que funcionam como separadores de documentos.

Durante a digitalização é possível extrair informação do documento através da utilização de OCR e/ou códigos de barras e depois utilizar essa informação para indexar os conteúdos e integrá-los num ERP.
Os documentos digitalizados podem ser convertidos para PDF /A, permitindo que todo o seu conteúdo seja pesquisável por palavra-chave.
A digitalização de documentos para pastas de rede é outra opção. O Filedoc tem a capacidade de ir buscar esses documentos, efetuar uma pré classificação e guardá-los sobre a sua base de dados.
Durante o processo de digitalização e caso os scanners o permitam é também possível de imprimir no documento físico o número de entrada e respetiva data de registo.
Durante o processo de digitalização e caso os scanners o permitam é também possível de imprimir no documento físico o número de entrada e respetiva data de registo.

 

Códigos de barras
Para captura e indexação de volumes de documentos elevados, é possível criar automatismos para indexação automática através da leitura de códigos de barras.
Os códigos de barras deverão ser associados a lotes de documentos e podem conter meta dados como a data, empresa, tipo de documento, tipo de registo, workflow, remetente, destinatário e assunto.

Exemplos de códigos de barras: 

  

 

Criação de documentos e gestão de versões:
O Filedoc disponibiliza uma série de funcionalidades de criação, edição e gestão do ciclo de vida dos documentos.
No caso dos documentos internos ou de saída as Templates Office são geralmente disponibilizadas e geridas no Filedoc garantindo assim a normalização dos tipos de documentos. Assim para um utilizador produzir um documento deverá selecionar a opção registar uma saída, selecionar o tipo de documento e respetiva template e proceder à sua classificação. O Filedoc através dos marcadores do Word preenche automaticamente os campos dentro da Template.
Mesmo após a classificação de um documento é possível editar o seu registo e complementá-lo com informação adicional. Esta informação pode traduzir-se em associar documentos a outros, associar o documento a um ou mais dossiers, associar a processos ou adicionar outros documentos e/ou e-mails, etc.
Qualquer documento guardado no Filedoc pode ser editado a qualquer momento, desde que guardado no seu formato original. No caso dos documentos Word sempre que é efetuado um check-out ao documento é criada uma nova versão que fica disponível para consulta após ser efetuado o check-in. Todas as versões são guardadas e disponibilizadas para consultas futuras.

 

Registo de Ficheiros (Microsoft Office, PDF, MSG, CAD, etc.) 
O Filedoc oferece uma série de métodos para registar documentos e/ou ficheiros sobre a base de dados. Além do método de digitalização já mencionado é possível enviar para o Filedoc através de um plugin Windows qualquer tipo de ficheiro, esteja ele numa pasta local ou num servidor de ficheiros. O plugin Office permite enviar um documento Word, Excel, Outlook ou Office 365.
Todos os ficheiros que são registados sobre o Filedoc mantêm o seu formato original.

 

Formulários
O Filedoc disponibiliza um gestor de formulários próprio que permite ao administrador da aplicação criar tipologias de formulários e definir para cada tipo de formulário os campos que o compõem. Os campos podem ser do tipo Texto, numérico, data, escolha múltipla, “combo box”, tabela ou do tipo fórmulas matemáticas.
É possível definir por campo o número de caracteres, se é multi linha, valores de escolha pré definidos, o valor inicial e a sua ordem.
Estes formulários funcionam como um documento normal, tendo um número de registo associado e podendo integrar uma circulação adhoc ou um workflow.

 

Registo de E-mail
Os e-mails podem também ser facilmente registados. Dentro do Outlook existe um plugin disponível que permite efetuar o registo de um ou mais emails no Filedoc. Os emails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.
O tipo de documento, destinatário, remetente, assunto e data são utilizados para indexação automática do e-mail.
O Filedoc está também preparado para atribuir um número de saída automático para o envio de um email de forma a que este possa constar no assunto do email, permitindo assim ao destinatário em caso de resposta poder usar o número como referência.
Opcionalmente é possível utilizar o Filedoc Mail que consiste num cliente de web mail embebido no Filedoc e que permite ler caixas de email que utilizem o protocolo IMAP. Outra possibilidade é o de definir regras de tratamento automático de emails em função do remetente ou palavras chave, classificando automaticamente os emails ou despoletando um workflow.  

Brochura Filedoc 6.0, efectue o download aqui

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