Vantagens de uma solução de gestão documental

Quais as vantagens de uma solução de gestão documental?

A distribuição de documentos provenientes do exterior e/ou documentos internos assim como o tratamento da informação são atividades que consomem muito tempo e que estão sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em dispersão e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar ineficiências nos seus processos.

A implementação do sistema de Gestão Documental e workflow Filedoc suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:

  • Gestão de toda a informação da empresa de uma forma centralizada
  • Aumento da produtividade e qualidade do serviço prestado em consequência de uma maior facilidade e rapidez de acesso à informação em tempo real e consequentemente redução de custos operacionais
  • Melhoria da eficiência na gestão dos processos pela redução do seu ciclo de vida e uniformização dos mesmos através da automatização de tarefas de rotina e disponibilizando mecanismos que facilitam e direcionam de forma pró-ativa a intervenção humana
  • Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados
  • Garantia de “compliance” 
  • Melhoria da articulação entre diferentes intervenientes, internos e externos, envolvidos nos processos de negócio considerados
  • Rastreabilidade da informação associada à vida dos documentos e às suas revisões nomeadamente de quem alterou um documento, quando o fez, o que foi alterado. Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos
  • Possibilidade de medir a eficiência de recursos
  • Segurança no acesso à informação através de mecanismos de controlo de acesso

 

Estes fatores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.

  

Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo: 

  • Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo.
  • 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.
  • 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
  • 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desactualizados.
  • 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
  • O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa.
  • 15% dos documentos manuseados perdem-se.
  • 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados.

Brochura Filedoc 6.0, efectue o download aqui

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