Quais as vantagens de uma solução de gestão documental?
A distribuição de documentos provenientes do exterior e/ou documentos internos assim como o tratamento da informação são atividades que consomem muito tempo e que estão sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em dispersão e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar ineficiências nos seus processos.
A implementação do sistema de Gestão Documental e workflow Filedoc suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:
- Gestão de toda a informação da empresa de uma forma centralizada e estruturada
- Aumento da produtividade e qualidade do serviço prestado em consequência de uma maior facilidade e rapidez de acesso à informação em tempo real e consequentemente redução de custos operacionais
- Melhoria da eficiência na gestão dos processos pela redução do seu ciclo de vida e uniformização dos mesmos através da automatização de tarefas de rotina e disponibilizando mecanismos que facilitam e direcionam de forma pró-ativa a intervenção humana
- Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados
- Garantia de “compliance”
- Melhoria da articulação entre diferentes intervenientes, internos e externos, envolvidos nos processos de negócio considerados
- Rastreabilidade da informação associada à vida dos documentos e às suas revisões nomeadamente de quem alterou um documento, quando o fez, o que foi alterado. Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos
- Possibilidade de medir a eficiência de recursos
- Segurança no acesso à informação através de mecanismos de controlo de acesso
Estes fatores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.
Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:
- Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo.
- 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.
- 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
- 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados.
- 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
- O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa.
- 15% dos documentos manuseados perdem-se.
- 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados.
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- Em média cada documento é copiado 9 vezes.